«Работы всё больше, а рук не хватает» — с этой жалобы главного бухгалтера начался проект. Аудит показал: часть нагрузки возникала ещё до начисления зарплаты, когда сведения переходили от руководителей к кадровой службе и бухгалтерии. Мы проследили путь данных, помогли распределить ответственность и закрепить общий порядок. По словам команды проекта, после изменений прежний состав сотрудников справляется с расчётом быстрее.
Визуализация показывает маршрут работы, а не измеренный объём потерь времени.
Руководитель отправлял сведения письмом или сообщением. Бухгалтерии приходилось выяснять, завершено ли оформление табеля и где нужный документ.
Руководитель передаёт сведения кадровой службе. Она проверяет отклонения и оформляет табель. Бухгалтерия получает подготовленные данные для начисления.
Это описание согласованного порядка; степень его фактического применения уточняется перед публикацией.
- Этап 1Проследили путь документов и ручные уточнения.
- Этап 2Согласовали роли, основания и сроки передачи.
- Этап 3Описали регламенты и техническое задание.
По рассказу команды, активная работа заняла около трёх месяцев.
О клиенте
Наш заказчик — производственное предприятие. Для расчёта зарплаты здесь собирают сведения о рабочем времени, отсутствиях, премиях и других выплатах. В процессе участвуют руководители подразделений, кадровая служба и бухгалтерия. Если на одном шаге возникает неясность, дополнительные вопросы получает следующий участник.
Проблема: бухгалтерия разбиралась с тем, что происходило до расчёта
Главный бухгалтер видел растущий объём задач и нехватку времени у команды. При этом расчётчику в отдельных случаях приходилось не только начислять зарплату, но и искать исходные документы, выяснять данные для табеля, уточнять основания для выплат. Руководители передавали сведения о рабочем времени по электронной почте и в мессенджерах; кадровая служба отражала отсутствия в 1С. Общего для всех порядка передачи данных не хватало.
Во время аудита обнаружился показательный эпизод: табель за прошедший месяц оставался непроведённым. Заказчик связал это с отсутствием кадрового специалиста. Один незавершённый шаг порождал вопросы для следующего отдела: готов ли документ, кто его проверит и где взять данные для начисления?
Сотрудники находились в соседних кабинетах. Но близость рабочих мест не заменяла договорённости о том, кто готовит сведения, кто их проверяет и когда передаёт дальше. Прежде чем обсуждать увеличение штата, нужно было восстановить весь путь задачи.
Цель проекта
Понять, какие ручные и повторные действия создают нагрузку при подготовке зарплаты; разделить обязанности руководителей, кадровой службы и бухгалтерии; согласовать порядок передачи сведений. Итогом должны были стать предложения по изменению процесса, регламенты взаимодействия и техническое задание для специалистов заказчика.
Решение: три этапа работы с процессом
Этап 1. Восстановили реальную картину
Мы изучили положения об оплате труда и премировании, используемые базы 1С, контрольные Excel-таблицы и ответы сотрудников. Затем проследили, как сведения о времени, отсутствии, переработке или премии доходят до расчёта зарплаты. Отдельно смотрели, кто запрашивает документ, повторно сверяет данные и возвращает вопрос в другой отдел.
Этап 2. Разделили подготовку сведений и расчёт
Для основных видов выплат определили документ-основание, инициатора, проверяющего, получателя и контрольный срок. Предложения обсуждали с теми, кто каждый месяц готовит и использует сведения. Для табеля согласовали последовательность: руководитель передаёт данные кадровой службе, она проверяет отклонения и оформляет документ, бухгалтерия получает подготовленные сведения для начисления.
Для премий отдельно описали основания и порядок согласования. При проектировании учли существующую функцию формирования документа из согласованной заявки, чтобы не предлагать повторный ввод данных.
Этап 3. Закрепили договорённости
Согласованный порядок взаимодействия описали в регламентах. Необходимые изменения в программах изложили в техническом задании для специалистов заказчика. Так у участников появилась общая опора: кто готовит документ, кому его передаёт и когда бухгалтерия может приступить к расчёту.
Что получили по итогам проекта
В материалах нет сопоставимых замеров времени и затрат до и после. Поэтому мы не указываем процент ускорения или сумму экономии.
Руководство получило описание маршрута данных и распределение ответственности. Теперь обсуждать нагрузку можно через конкретные операции: какие сведения приходят поздно, где их проверяют повторно и кто готовит основание для выплаты.
Один подход — разные направления организации
Зарплата стала точкой входа. Наш подход шире: мы прослеживаем путь документа или данных, находим повторную работу и неясные зоны ответственности, согласуем новый порядок и закрепляем его. Такой разбор мы можем начать в разных функциях компании:
Как оформляются события и когда документы передают следующим участникам.
Откуда берутся показатели для отчётов и кто проверяет их перед передачей руководителю.
Как поступают первичные документы и кто отвечает за своевременную передачу.
Кто инициирует, согласует и сопровождает договоры и другие документы.
Как распределены обязанности по обязательным процедурам и где фиксируется их выполнение.
Состав работ и ожидаемый результат для каждого направления определяются после диагностики конкретного процесса. Этот кейс подтверждает результат в подготовке зарплаты; он не обещает такого же ускорения для другой задачи.
Вопросы перед началом проекта
Мы собрали десять сомнений, которые руководитель вправе задать после прочтения кейса.
1. Сколько конкретно сэкономил клиент? Где цифры до и после?
Сопоставимых замеров времени и затрат в проекте не было, поэтому мы не называем придуманную сумму. По оценке команды, прежний состав сотрудников стал справляться быстрее. Для вашей задачи предложим заранее согласовать показатели и способ их измерения.
2. Если бухгалтерия не успевает, не проще нанять ещё одного человека?
Сначала стоит выяснить, чем занята команда. В кейсе часть времени уходила на поиск документов и уточнения между отделами; после изменений штат не увеличили. Если у вас действительно не хватает людей, разбор поможет обосновать и такое решение.
3. Кейс о зарплате. Почему этот подход поможет с кадрами, налогами, договорами или охраной труда?
Кейс показывает, как мы ищем сбои на стыке людей, документов и ответственности. Он не доказывает одинаковый результат для всех направлений. Вашу задачу разберём отдельно и определим нужный состав работ.
4. Сколько будет стоить аудит?
Стоимость зависит от числа процессов, участников и глубины работы. Сначала определим состав аудита, затем подготовим предложение с понятными границами работ.
5. Сколько времени это займёт и не отвлечёт ли перегруженных сотрудников?
Около трёх месяцев заняла активная работа именно в этом проекте. Для вашей задачи срок и участие команды согласуем после оценки объёма документов и числа встреч.
6. У нас уже есть 1С. Разве этого недостаточно?
Программа работает с внесёнными данными, но не определяет, кто и когда их подготовит. В кейсе трудности возникали при передаче сведений между отделами; покупку новой системы мы не ставили отправной точкой.
7. Что, если рекомендации останутся на бумаге?
В описанном проекте были подготовлены согласованные предложения, регламенты и техническое задание. Для вашей задачи заранее определим, какие шаги внедрения и проверки исполнения войдут в состав работ.
8. Сотрудники не примут новые правила или работа просто перейдёт к кадровикам?
Схему обсуждаем с теми, кто ежедневно готовит и использует сведения. При распределении шагов важно проверить полномочия и нагрузку команд, чтобы убрать повторы, а не переместить перегрузку.
9. Кто внесёт изменения в 1С?
В этом кейсе мы подготовили техническое задание для специалистов заказчика. Если нужны сами программные доработки, их исполнителя и объём согласуем отдельно.
10. Как вы защитите внутренние документы и зарплатные данные?
До начала работы согласуем необходимые материалы, порядок доступа и условия конфиденциальности. Детали проекта и слова клиента также не публикуем без согласования.
Где работа застревает в вашей компании?
Расскажите, какой процесс держится на ручных напоминаниях и повторных уточнениях. На первой встрече определим, что стоит разобрать первым, и предложим состав аудита.
Обсудить мой процесс →
Оставить комментарий