Сначала узнайте, где деньги
Как закрыть подотчетные суммы, если они годами висят на счёте 71? Не ищите проводку «для красоты». Возьмите каждую выдачу по отдельности: кто получил, когда, для чего, что фактически купил и какие документы сохранились. Часть расходов можно подтвердить восстановленными актами или накладными у продавца. Неизрасходованное человек возвращает компании.
Условный пример: директор получил аванс на оборудование, но компания так и не увидела ни оборудование, ни чек. Бухгалтер не может закрыть этот остаток одним приказом. Сначала нужны объяснение, поиск документов и решение о возврате или взыскании реального долга. Возврат подотчетных сумм работником оформляют фактическим поступлением денег; запись о «возврате» без денег только создаёт новый риск.
Три законных пути зависят от фактов
Если покупка для компании состоялась, оформите авансовый отчёт с достоверными подтверждениями и примите актив или услугу к учёту. Если ничего не куплено, запросите добровольное погашение долга. Удержание из зарплаты не является универсальным выходом: статья 137 ТК РФ ограничивает основания, а статья 138 — размер удержаний. При споре с работником и пропуске нужных сроков требуется отдельное решение по взысканию.
Если компания осознанно отказывается от требования, прощение долга по подотчетным суммам должно быть реальным, оформленным и оценённым с точки зрения НДФЛ и взносов по обстоятельствам выплаты. Нельзя задним числом переименовать аванс в подарок или материальную помощь. Реальный заём возможен только как самостоятельное обязательство, а не фиктивная бумага для закрытия периода.
Что нельзя подменять документами
Чужие кассовые чеки, покупка несуществующего имущества у директора и оплата фиктивных услуг самозанятому не исправляют первоначальную выдачу. Проверяйте доказательства, корректируйте учёт и налоговую отчётность, если это необходимо. ФНС указывает, что отсутствие подтверждения и возврата может привести к НДФЛ.
Чтобы понять, как закрыть подотчетные суммы, установите судьбу каждой выдачи, оформите расход или возврат и только затем оцените оставшийся долг и налоги. ПРОФ АУДИТ может помочь со сверкой; приведённый пример с директором не является опубликованным кейсом компании.
Оставить комментарий